Muốn thực hiện việc cải tạo thì bạn cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sao đây và nộp đến cho cơ quan chức năng kiểm tra trước khi tiến hành cải tạo. Hồ sơ sẽ bao gồm: Bản thuyết minh thiết kế kỹ thuật của xe ô tô dựa theo mục A của phụ lục I trong Thông tư 85/2014/TT-BGTVT (yêu cầu nộp bản chính) Bản vẽ kỹ thuật theo mục B phụ lục I trong Thông tư 85/2014/TT-BGTVT (yêu cầu nộp bản chính) Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết thì bạn tiến hành nộp hồ sơ đến Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc Sở giao thông vận tải đây chính là những cơ quan sẽ thẩm định các thiết kế cải tạo đối với xe tải của bạn. Trong quá trình thẩm định, nếu như hai cơ quan này thấy những cải tạo của bạn là ổn và đảm bảo an toàn cho quá trình lưu thông trên đường của xe, khi ấy sẽ phế duyệt và tiến hành tới việc cấp giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo. Khi đã có được giấy thẩm định này rồi thì bạn có thể tiến hành cải tạo theo như những gì đã đăng ký, sau khi hoàn thành quá trình cải tạo thì bạn phải tiến hành đổi lại giấy chứng nhận đăng ký xe (bước này được xem như là một bước để cơ quan quản lý kiểm tra lại xem bạn có tuân thủ đúng như những gì đã ghi trong hồ sơ về quá trình cải tạo không)