Scan là gì ? Làm thế nào để có thể Scan hồ sơ ?

Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng thông qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ thể của scan, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.
Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu ( hợp đồng, tạp chí, văn bản…), hình ảnh bản cứng trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.
Máy Scan (máy quét) có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.
Như vậy, có thể hiểu scan có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) "ảo" trên máy tính.
Các file này cũng có thể gửi đi trực tiếp tài liệu scan vào một chương trình fax thông thường hay dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản ASCII để có thể đưa vào trình xử lý văn bản .
Website chi tiết : https://indangnguyen.com/scan-tai-lieu-la-gi-scan-tai-lieu-o-dau/
Các bước scan giấy tờ bằng máy scan
Chuẩn bị
- Máy Scan
- Phần mềm Adobe Acrobat để chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan
Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính.
Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan
Mở phần mềm scan, sau đó điều chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích cỡ bản scan) theo mong muốn trước khi scan tài liệu.

Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,....

Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.
​

Có thể khắc phục tình trạng các văn bản gốc mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.